Auditoria de
Personal
LA IDEA:
Provienen indiscutiblemente de la
disciplina contable del mismo nombre. Etimológicamente, auditor es la persona
que “oye”. Pero dentro de la disciplina, mencionada, la auditoria implica una
investigación minuciosa de las diversas cuentas de una empresa, no solo para
determinar si corresponden a la realidad, sino, inclusive, si se justifican
como medios aptos para realizar los objetivos y políticas de una negociación, a
fin de hacer las recomendaciones pertinentes.
Se puede considerar a la auditoria
de personal como un procedimiento que tiene por objeto revisar y comprobar,
bajo un método especial, todas las funciones y actividades que en esta materia
de personal se realizan en los distintos departamentos, para determinar si se
ajustan a los programas establecidos, y evaluar si se cumplen los objetivos y
políticas fijados en la materia, sugiriendo, en su caso, los cambios y mejoras
que deban hacerse para el mejor cumplimiento de los fines de la administración
de personal.
Hay que recordad que la auditoria de
personal no puede realizarse exclusivamente en los registros y elementos del
control que posee el departamento de personal, si no que tendrá que llevarse a
cabo, además de estos, en muchos otros de la empresa, ya que la función del
personal la realizan en sentido propio los jefes de línea, y solo en sentido
staff o funcional del departamento de personal.
TIPOS DE AUDITORIA
La auditoria puede ser externa,
interna o mixta, coincidiendo con los tipos de observación “de participantes”,
“no participantes” y “semi-participantes. Cada uno de estos tipos de auditoria
tiene las ventajas o inconveniencias.
En realidad parece que, siempre que
económicamente sea posible, o a menos que lo impidan otras circunstancias
particulares, la ultima forma de auditoria, la mixta es la mas recomendable,
por que reúne las ventajas y elimina en gran parte los inconvenientes de las
otras dos.
ETAPAS DE LA AUDITORIA DE PERSONAL
Obtención de los datos e
informes:
Los
dos principales aspectos previos de esta auditoria son
- El diseño de formas y cuestionarios apropiados, que nos hagan mas fácil la investigación, la recolección y la precisión de los datos
- El adiestramiento de las personas que habrán de recoger estos datos.
|
Ya
que el aspecto humano y aun el administrativo en general, escapa muchas veces a
toda medición, en ocasiones tendremos que contentarnos con una determinación de
tipo descriptivo o cualitativo.
Para ese efecto me permito sugerir
dos formulas:
·
La cuantificación indirecta –ver
nuestra obra sobre administración por resultados.
·
La ayuda de preguntas tales como
las que les voy a mencionar:
1.
Consideran las gerencias que la
información que han recibido en materia de personal les ha permitido tomar las
decisiones necesarias?
2.
Estima el departamento de personal
que ha recibido apoyo de la gerencia en general en todos los aspectos
necesarios?
3.
Se estima que la actitud de
personal es, en la mayoría de los casos, de adhesión y satisfacción para con la
empresa?
Estas
preguntas son inútiles, para usar en una empresa, Lo aclaro, por que para unas
empresas las preguntas pueden ser básicas, y para otras innecesarias, o sea que
se deben hacer adecuadas a cada empresa.
Análisis de los datos
recabados:
La parte
mas importante de la auditoria, se centra en el análisis de los datos
recabados; el señalamiento de las fallas encontradas sobre el cumplimiento de
los programas y presupuestos en materia de personal; la investigación de sus
causas la determinación de si los programas y procedimientos pueden mejorarse,
ya sea para obtención de las políticas fijadas, ya para la modificación
supresión, adición o cambio de otros objetivos y políticas, a la luz de las
nuevas necesidades surgidas, las nuevas técnicas que vayan apareciendo, etc.
También es importante mencionar la discusión con diversos jefes, para conocer
sus puntos de vista, aclaraciones y adiciones hasta que el, o los auditores
puedan formarse en relación con los objetivos que en materia de personal
sostiene la empresa.
El informe de la auditoria:
El resultado final debe contener los
siguientes puntos, para lograr que sea precisa, técnica y concisa.
- La indicación de aquella fallas a los programas y procedimientos que se hayan encontrado, con la indicación de los daños que se estima ha causado o pudieron causar.
- La adecuación o inadecuación de los programas, en relación con los objetivos y políticas señalados en materia de personal.
- La recomendación de aquellos casos en los que convenga elevar, reducir, modificar, cambiar o suprimir determinados objetivos y políticas, por considerarse inalcanzables, inadecuados, obsoletos, etc, indicando la razón y demostraciones objetivas en que se funde lo anterior.
-
PRINCIPALES TEMAS
QUE SUELE COMPRENDER UNA AUDITORIA
- Objetivos y políticas de personal
- Las escritas.
- Las principales de apelación
- Posición y funciones del departamento de personal
·
Su jerarquía.
·
Su estructura.
·
Numero de personas que ocupa.
·
Funciones que se desempeñan y su
distribución.
- Datos numéricos de los trabajadores de la empresa
Cuantos?
·
Obreros
·
Empleados de oficina
·
Vendedores
·
Técnicos
·
Supervisores de primera línea
·
Altos Ejecutivos
·
Otras categorías especiales?
- Datos sobre la sindicalización
·
Sindicatos a los que pertenecen
los trabajadores
1.
Cuantos de cada uno?
2.
De que categorías?
·
Central a la que pertenecen el, o
los sindicatos.
·
Situación general de las
relaciones con el, o los sindicatos.
- Admisión y empleo
·
Fuentes de abastecimiento, por
categorías de personal
·
Pasos usados en el procedimiento
de la selección.
·
Correlación entre los resultados
de la selección, y los obtenidos en el trabajo y conducta de los empleados.
- Adiestramiento, capacitación y desarrollo
·
Sistemas de adiestramiento, para
los diversos niveles
·
|
·
Capacitación de los empleados u
obreros ascendidos a jefes
·
Métodos de desarrollo de altos
ejecutivos
·
Evaluación, por los propios
adiestrados, sobre el adiestramiento, capacitación recibida.
·
Correlaciones entre el
adiestramiento, capacitación y desarrollo dados, y los resultados obtenidos en
el trabajo y en la conducta.
- Sueldos y salarios
·
Políticas fijadas al respecto
·
Sistemas de valuación empleados
·
Encuestas de salarios en la
región, y sus repercusiones en la fijación de los de la empresa
·
Clasificación de los salarios
·
Sistemas de calificación de
meritos y/o apreciación de resultados
·
Cómo ha influido la antigüedad en
los salarios.
·
Sistemas de incentivos; categorías
que los tienen, y las que carecen de ellos
·
Prestaciones legales y extra
legales
- Movilidad del personal
- Moral del personal
·
Ausentismos y sus causas
·
Retardos y sus causas
Tipos de encuestas de
actitud:
Ante todo, a la manera de la
Auditoria de personal, puede ser realizada por empleados de la empresa, o bien
por técnicos, bufetes, universidades, etc. De fuera de ella. Pueden aplicarse,
al efecto, todas las consideraciones señaladas anteriormente.
A mi juicio, la encuesta de actitud
por entrevista, no obstante el hecho de ser muy usada en otros países, tiene
una gran limitación que siempre dará lugar a las suspicacias: dudar de un
verdadero anonimato, aun suponiendo que se realice por técnicos de fuera de la
empresa, ya que siempre podrá considerarse que siendo esta la que cubre su
importe, esta en posibilidades de conocer las opciones expresadas por un
trabajador y puede tomar represarías.
El sistema de encuesta por
cuestionario:
Independientemente de las normas
dadas, cabe hacer nota que dicho cuestionario puede hacerse en tres formas
distintas:
-
- Por preguntas abiertas –que permiten una explicación mas amplia, o al menos, dejan espacio para adicciones y explicaciones de la respuesta
- Respuesta de selección múltiple: la que obliga a escoger entre varias respuestas.
Procedimiento de la
encuesta:
Ante
todo debe determinarse si es oportuna; su periodicidad –suele hacerse cada año;
la época mas conveniente para realizarla es: cuando no es cercana a la
discusión de contrato colectivo de trabajo; hacia los fines de año, o
principios del siguiente –la forma de realizarla, su costo, se va a hacer
llevada por el método de cuestionario.
Opinan muchos autores que es muy
conveniente para poder valorar las respuestas, que el trabajador señale
elementos tales como su sexo, su antigüedad, su salario, etc. Al menos
colocando este ultimo por rangos.
Respuesta del cuestionario:
El primer problema que se plantea,
es el de determinar si debe llenarse el cuestionario en tiempo de trabajo –o
sea, pagado por la empresa- o, por el contrario, debe dejarse a los
trabajadores que los lleven a su casa y lo contesten en tiempo fuera del
trabajo. Lo primero nos da la rapidez el 100% de respuesta, pero al mismo
tiempo limita la capacidad de responder con calma lo que ha de contestarse, y
puede dar lugar a ciertas suspicacias sobre la identificación de quien
contesta, pensando que a través de marcas u observaciones pueden ser
reconocidas si contestación, se recomienda que se elija entre los trabajadores
un trabajador para repartir las encuestas, para evitar sospechas de que los
van, también que se recomiende que la contestación se haga con letra de
imprenta, tanto para sugerir la mayor dificultad de identificación, como para
evitar que algún tipo de letras resulten ilegibles.
También por el nivel cultural del
personal y el costo, se recomienda, que sea hecha por un bufete, técnico o
institución fuera de la empresa, que se realice bajo un sistema de
cuestionario, Que se permita al trabajador llenar el cuestionario en su casa, y
depositarlo en un buzón especia, pues de esa manera se puede estar seguro de no
ser identificad.
Tabulación e interpretación
de resultados:
Sin necesidad de ninguna
complicación estadística, es deseable, sin embargo, que la tabulación de los
resultados pueda ser realizada del mejor modo posible.
El resultado debe contener los
siguientes aspectos:
- Los resultados deben ser francamente expuestos aunque sean en contra de la empresa.
-
- El anuncio de las medidas que la empresa ha decidido tomar, para responder a las inquietitudes reveladas en la encuesta.
- La explicación, lo mas objetiva que sea posible, en los que la empresa a su juicio piensan que están mal.
- La promoción de juntas, mesas redondas y entrevistas, para discutir y tratar de llegar a un acuerdo en todos aquellos aspectos en que la empresa no coincide con los puntos de vista de la mayoría de su personal, o bien cuando existen criterios centrados en este.
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