jueves, 1 de septiembre de 2011

Procedimientos y técnicas de auditoria. Papeles de trabajo


Papeles de Trabajo, Técnicas y Procedimientos de Auditoría

Papeles de Trabajo
Referencia Técnica:   NIA 500 Evidencia de la Auditoría.  Enfoque: Auditoría de Estados Financieros practicada por un Contador Público y Auditor Independiente

Evidencia de auditoría (NIA 500)
De acuerdo con la Nia 500 la evidencia de auditoría significa la información obtenida por el auditor para llegar a las conclusiones sobre las que se basa la opinión de auditoría. La evidencia de auditoría  comprenderá documentos fuentes y registros contables subyacentes a los estados financieros e información corroborativa de otras fuentes.

Introducción:
Para el Contador Público y Auditor Independiente el objetivo de una auditoría de Estados Financieros, es emitir opinión acerca de la razonabilidad de las cifras contenidas en los mismos, en relación con Principios de Contabilidad,  luego de aplicar las técnicas y procedimientos de auditoría que se consideren necesarios según las circunstancias.

Como el trabajo se realiza sobre una base técnica, es necesario sustentar la opinión profesional, en tal sentido el Informe del Auditor, el cual contiene la opinión, debe ser una conclusión lógica y coherente del trabajo realizado.

Por lo anterior surge la necesidad de formar un cúmulo de información que permita conocer cuáles son las áreas revisadas, el alcance, la naturaleza de las pruebas y toda aquella información específica relacionada con la auditoría, a lo que llamaremos Papeles de Trabajo.

Definición:
Los papeles de trabajo son los registros llevados por el auditor independiente, sobre los procedimientos seguidos, las pruebas realizadas, la información obtenida y las conclusiones a que se han llegado durante el desarrollo de un examen de Estados Financieros, de acuerdo con Normas de auditoría.

Objetivos:
Obtener evidencia suficiente apropiada de auditoría para poder extraer conclusiones razonables sobre las cuales basar la opinión de auditoría.

ü  Constituir evidencia suficiente y competente del trabajo realizado.
ü  Sustentar la opinión del auditor.
ü  Servir de archivo para futuras consultas.

Importancia:
Servir de evidencia del trabajo realizado por el Auditor, así como medio de prueba de que se ha realizado el trabajo de conformidad con Normas de Auditoría.  Se evidencia planeación, supervisión, evaluación de riesgo etc.
Reflejar las técnicas y procedimientos utilizados, para llegar a conclusiones acerca de la razonabilidad de los Estados Financieros.

Propiedad de los Papeles de Trabajo.
*      Los papeles de trabajo son propiedad de auditor.

*      En los mismos se debe tomar en cuenta el Secreto Profesional.

*      Deben resguardarse en un archivo con seguridad para futuras referencias.

*      El cliente no debe tener acceso a los papeles de trabajo, únicamente al informe final.

*      Estos pueden ser consultados por el Auditor sucesor con la debida autorización.

*      Por constituir prueba en juicio, deben presentarse a requerimiento de Juez competente en un juicio.

*      Deben guardarse por 6 años y en caso de cese definitivo en el ejercicio profesional o muerte deben enviarse al archivo del Colegio de Profesionales de Ciencias Económicas.

Clasificación:

Por su naturaleza se clasifican en:
ü  Papeles de planeación: Plan de Auditoría y Conocimiento y Evaluación del Control Interno.

ü  Cédulas Centralizadoras.

ü  Cédulas Sumarias.

ü  Cédulas Analíticas.

§  De Integración.

§  Arqueos de Valores (a tinta).

ü  Cédulas de Deficiencias de Control Interno.

ü  Cédulas de Ajustes y Reclasificaciones.

Forma de Elaboración.
o   Cada cédula debe estar plenamente identificada, cliente, área, período y datos de auditor y supervisor.
o   Deben estar elaborados en forma nítida sin tachones ni borrones.
o   Deben entenderse por cualquier persona que las lea.
o   Se deben describir a detalle las técnicas, procedimientos de auditoría, naturaleza y extensión de las pruebas efectuadas.
o   Todas las cédulas sumarias deben contener la conclusión obtenida por el auditor y su firma.
o   Deben ordenarse de conformidad con el índice fijado de papeles de trabajo, las cuales deben tener referencias cruzadas.

Contenido de los papeles de trabajo
El contenido de los papeles de trabajo depende del tipo de prueba que se este realizando sin embargo deben contener como mínimo:

  • Nombre de la entidad
  • Fecha de la auditoría
  • Área a revisar y/o prueba a realizar
  • Índice
  • Fecha de realización
  • Nombre o iníciales de la persona que realizó y revisó
  • Marcas de auditoría
  • Conclusión del trabajo (si es aplicable)

Marcas de Auditoría:
Con el propósito de dinamizar el proceso de auditoría se utilizan símbolos que representan un procedimiento utilizado.

Las marcas de auditoría se pueden dar a conocer al pie de cada cédula o ser incorporadas en una cédula de marcas al final del expediente para dar a conocer su significado.

Archivo de Papeles de Trabajo:
El soporte de la Auditoría debe archivarse en forma lógica y ordenada de tal forma que con la ayuda de los índices de papeles de trabajo permita la fácil localización de la información.

Tipos de Archivo:

Archivo permanente:
Se elabora con el propósito de proporcionar la historia financiera y administrativa de la empresa, ofrecer una fuente de referencia  de partidas de uso o vigencia para más de un ejercicio y reducir el trabajo anual de preparación de una nueva auditoría.

Puede clasificarse en:

Archivo Permanente Vigente: El cual deberá contar con información de interés actual.  Cada año debe revisarse para retirar del mismo información que ya no sea de utilidad o que por su naturaleza deje de tener vigencia.

Archivo permanente Inactivo: En el se guarda información que no tiene validez o vigencia, pero que en su momento ha constituido información importante, y tiene carácter histórico.

Archivo de administración:
Lo constituyen cédulas preparadas por nuestro cliente, pero que no se utilizan como papeles de trabajo.  Son cédulas de carácter informativo como integraciones, listados de documentos etc. los que se han utilizado como referencia. en la elaboración de las cédulas de trabajo.  Lo más recomendable es vez aprobado el informe, destruirlas.

Archivo corriente:
Es el archivo que contiene todos los papeles de trabajo utilizados, incluye la planeación, el conocimiento y evaluación del Control interno, los papeles de trabajo detallados, con sus respectivos programas.

TABLA DE MARCAS DE AUDITORIA SUGERIDA


Sumado vertical

Sumado horizontal


Revisado


Cotejado
Pendiente

Verificado
Cálculo verificado
Cotejado con documento original
Documento que no llena requisitos legales
Sin documentación de respaldo

Conectores o Llamadas
PPC
Papel  proporcionado por el cliente
PT
Papel de trabajo
AJ
Ajustes
R
Reclasificaciones


Las marcas de auditoría se pueden estandarizar por firma de auditoría o en el caso de Auditores independientes, depende de su estilo propio.


Modelo de índice de Papeles de Trabajo Sugerido:

I.                   Legajo General.
LG-1         Copia del Informe del año anterior.
LG-2         Control de tiempo.
LG-3         Puntos pendientes de revisión.
LG-4         Programa General de Trabajo.
LG-5         Puntos para memorando de recomendaciones.
LG-6         Cuestionario de control Interno.
LG-7         Representación general (carta salvaguarda).
LG-8         Carta de Actas.
LG-9         Estados Financieros.
LG-10       Balance de Saldos.
LG-11       Carta de Abogados.
LG-12       Datos para informe y notas aclaratorias a los EF.

.    
II.                Cédulas de Trabajo.

B/G-1  Activo
B/G-2  Pasivo y Capital.
P/G      Estado de Resultados.
F/E      Flujo de Efectivo.
Aj        Ajustes.
Rc       Reclasificaciones.

III.             Activo.

A         Caja y Bancos.
B         Cuentas por cobrar.
C         Inventarios.
D         Otros Activos Circulantes.
E         Inversiones.
F         Propiedad, Planta y Equipo.
H         Cargos Diferidos.

IV       Pasivo y Capital.

            AA      Documentos por Pagar.
            BB      Cuentas por Pagar.
            CC      Proveedores.
            EE       Préstamos Bancarios.
            FF       Otros Pasivos.
            HH      Créditos Diferidos.
            JJ         Capital.


V         Resultados.

            W-1     Ingresos
            W-2     Costo de ventas.
            W-3     Gastos de Venta.
            W-4     Gastos de administración.
            W-5     Otros Gastos y Productos Financieros.

Procedimientos y Técnicas de Auditoría

Los procedimientos de auditoría son el conjunto de técnicas de investigación aplicables a una partida o a un grupo de hechos y circunstancias relativas a los Estados Financieros sujetos a examen mediante los cuales el Contador Público obtiene las bases para fundamentar su opinión.

Naturaleza de los procedimientos de Auditoría:
Los diferentes sistemas de organización, control, contabilidad y en general, los detalles de operación de los negocios, hacen imposible establecer sistemas rígidos de pruebas para el examen de los Estados Financieros.  Por ésta razón el Auditor deberá, aplicando su criterio profesional, decidir cuáles técnicas o procedimientos de auditoría serán aplicables en cada caso, para obtener la certeza moral que fundamente una opinión objetiva y profesional.

Alcance o extensión de los procedimientos de Auditoría:
Dado al hecho de que muchas de las operaciones de las empresas son de características repetitivas y forman cantidades numerosas de operaciones individuales, no es posible generalmente realizar un examen detallado de todas las partidas individuales que forman una partida global.  Por esa razón, cuando se llenan los requisitos de multiplicidad de partidas y similitud entre ellas, se recurre al procedimiento de examinar una muestra representativa de las partidas individuales, para derivar del resultado del examen de tal muestra, una opinión general sobre la partida global.

A éste procedimiento se le conoce en auditoría con el nombre de “Prueba Selectiva” y la relación de las partidas examinadas con el total de las partidas individuales que forman el universo, es lo que se conoce como extensión  o alcance de los procedimientos de auditoría y su determinación es uno de los elementos más importantes en la planeación de la propia auditoría.

Oportunidad de los Procedimientos de Auditoría:
La época o el momento en que los procedimientos de auditoría se van a aplicar se le llama oportunidad.

No todos los procedimientos se pueden aplicar al mismo tiempo, cada uno de ellos tiene un momento adecuado para aplicarse, por ejemplo una circularización deberá hacerse en fecha posterior cierre, mientras que la observación de la toma física de un inventario, es mejor hacerla a la fecha de cierre, de igual manera es necesario establecer el momento justo para practicar un arqueos de valores, no siempre se deben hacer a la misma hora, y de existir varias personas que manejan fondos, hacerlo simultánemante.

Técnicas de auditoría.
Son los métodos prácticos de investigación y prueba que el Contador Público y Auditor utiliza para lograr la información y comprobación necesaria para poder emitir su opinión profesional.

Dentro de las Técnicas de Auditoría mas conocidas tenemos:
ü  Estudio General
ü  Análisis
ü  Inspección
ü  Confirmación
ü  Investigación
ü  Declaración
ü  Certificación
ü  Observación
ü  Cálculo

Estudio General
Consiste en la apreciación sobre la fisonomía o características generales de la empresa, de sus Estados Financieros y de las partes importantes o significativas.

Esta apreciación se hace aplicando el juicio profesional del Auditor, que basado en su preparación y experiencia, podrá obtener de los  datos o información de la empresa que va a examinar, situaciones importantes o extraordinarias que pudieran requerir atención especial.  Por ejemplo el Auditor puede darse cuenta de la existencia de operaciones extraordinarias con el simple análisis comparativo de los Estados Financieros de dos ejercicios distintos.

Análisis
Clasificación y agrupación de los distintos elementos individuales que forman una cuenta o una partida determinada, de tal manera que los grupos constituyan unidades homogéneas y significativas.

El análisis generalmente se aplica a cuentas o rubros de los Estados Financieros para conocer cómo se encuentran integrados y pueden ser básicamente de dos clases:

*      Análisis de Saldo y
*      Análisis de movimientos.

Análisis de Saldo
Existen cuentas en las que los distintos movimientos que vienen registrándose en ellas son compensaciones unos de otros: por ejemplo en una cuenta de clientes, los abonos por pagos, devoluciones, etc., son compensaciones totales y de los cargos hechos por ventas. 

En este caso el saldo de la cuenta viene a quedar formado por un neto que representa la diferencia entre las distintitas partidas que al final quedaron formando parte del saldo neto de  la cuenta.  El detalle de éstas partidas residuales y su clasificación en grupos homogéneos y significativos es lo que constituye el análisis de saldos.

Análisis de movimientos
En otras ocasiones los saldos de las cuentas se forman no por compensaciones de partidas, sino por acumulación de ellas, como por ejemplo en las cuentas de resultados, aún más en algunas que podrían ser de movimientos compensados puede suceder que no sea factible relacionar los movimientos acreedores contra los movimientos deudores, o bien que por razones particulares no convenga hacerlo.  En este caso el análisis de la cuenta debe hacerse por agrupación, conforme a conceptos homogéneos y significativos de los distintos movimientos deudores y acreedores que vinieron a constituir el saldo final de la propia cuenta.

Inspección
Examen físico  de bienes materiales o de documentos con el objeto de cerciorarse de la autenticidad de un activo o de una operación registrada en la contabilidad o presentada en los Estados Financieros.  Ejemplo: Verificación física de los documentos de crédito que respaldan la cuenta “Documentos por Cobrar”.

Confirmación
Obtención de una comunicación escrita de una persona independiente de la empresa examinada  y que se encuentra en posibilidad de conocer la naturaleza y condiciones de las operación y por lo tanto de informar de una manera válida sobre ella.                

La confirmación puede ser:
Ø  Positiva
Ø  Negativa
Ø  Indirecta, ciega o en blanco
Positiva
Se envían datos y se solicita que respondan siempre, no importando si están de acuerdo o no.

Negativa
Se envían datos y se solicita que respondan únicamente si no están de acuerdo con los mismos.  Si no responden se da por entendido que aceptan los datos enviados por la empresa.

Indirecta, ciega o en blanco
Se da cuando no se envía ningún dato para confirmar, simplemente se solicita que informen acerca del saldo, o movimientos a una fecha determinada, pudiendo incluir observaciones.

Investigación
Obtención de información, datos y comentarios de los funcionarios y empleados de la empresa.  Ejemplo: Para obtener información sobre cobranzas conversar con el Jefe o algún funcionario de ésta Sección.  Establecer el proceso.

Declaración
Manifiesto por escrito con la firma de los interesados del resultado de las investigaciones realizadas con los funcionarios o empleados de la empresa.

Certificación
Obtención de un documento en el que se asegure la verdad de un hecho, legalizado por lo general con la firma de autenticidad.

Observación
Presencia física de cómo se realizan ciertas operaciones o hechos.  Ejemplo: Puede observar el pago de la nómina, el ingreso de materia prima, o mercaderías.

Cálculo
Verificación matemática de alguna partida.  Por ejemplo cálculo de intereses, comisiones etc.






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