Papeles de Trabajo, Técnicas y
Procedimientos de Auditoría
Papeles de Trabajo
Referencia
Técnica: NIA 500 Evidencia de la
Auditoría. Enfoque: Auditoría de Estados
Financieros practicada por un Contador Público y Auditor Independiente
Evidencia de auditoría (NIA 500)
De acuerdo con la Nia
500 la evidencia de auditoría significa la información obtenida por el auditor
para llegar a las conclusiones sobre las que se basa la opinión de auditoría.
La evidencia de auditoría comprenderá
documentos fuentes y registros contables subyacentes a los estados financieros
e información corroborativa de otras fuentes.
Introducción:
Para el Contador
Público y Auditor Independiente el objetivo de una auditoría de Estados
Financieros, es emitir opinión acerca de la razonabilidad de las cifras
contenidas en los mismos, en relación con Principios de Contabilidad, luego de aplicar las técnicas y
procedimientos de auditoría que se consideren necesarios según las
circunstancias.
Como el trabajo se
realiza sobre una base técnica, es necesario sustentar la opinión profesional,
en tal sentido el Informe del Auditor, el cual contiene la opinión, debe ser
una conclusión lógica y coherente del trabajo realizado.
Por lo anterior
surge la necesidad de formar un cúmulo de información que permita conocer
cuáles son las áreas revisadas, el alcance, la naturaleza de las pruebas y toda
aquella información específica relacionada con la auditoría, a lo que
llamaremos Papeles de Trabajo.
Definición:
Los papeles de
trabajo son los registros llevados por el auditor independiente, sobre los
procedimientos seguidos, las pruebas realizadas, la información obtenida y las
conclusiones a que se han llegado durante el desarrollo de un examen de Estados
Financieros, de acuerdo con Normas de auditoría.
Objetivos:
Obtener evidencia
suficiente apropiada de auditoría para poder extraer conclusiones razonables
sobre las cuales basar la opinión de auditoría.
ü Constituir evidencia suficiente y competente del trabajo realizado.
ü Sustentar la opinión del auditor.
ü Servir de archivo para futuras consultas.
Importancia:
Servir de evidencia
del trabajo realizado por el Auditor, así como medio de prueba de que se ha
realizado el trabajo de conformidad con Normas de Auditoría. Se evidencia planeación, supervisión, evaluación
de riesgo etc.
Reflejar las
técnicas y procedimientos utilizados, para llegar a conclusiones acerca de la
razonabilidad de los Estados Financieros.
Propiedad de los Papeles de Trabajo.
Los papeles de trabajo son
propiedad de auditor.
En los mismos se debe tomar en
cuenta el Secreto Profesional.
Deben resguardarse en un archivo
con seguridad para futuras referencias.
El cliente no debe tener acceso a
los papeles de trabajo, únicamente al informe final.
Estos pueden ser consultados por
el Auditor sucesor con la debida autorización.
Por constituir prueba en juicio,
deben presentarse a requerimiento de Juez competente en un juicio.
Deben guardarse por 6 años y en
caso de cese definitivo en el ejercicio profesional o muerte deben enviarse al
archivo del Colegio de Profesionales de Ciencias Económicas.
Clasificación:
Por su naturaleza se clasifican en:
ü Papeles de planeación: Plan de Auditoría y Conocimiento y Evaluación
del Control Interno.
ü Cédulas Centralizadoras.
ü Cédulas Sumarias.
ü Cédulas Analíticas.
§ De Integración.
§ Arqueos de Valores (a tinta).
ü Cédulas de Deficiencias de Control Interno.
ü Cédulas de Ajustes y Reclasificaciones.
Forma de Elaboración.
o
Cada cédula debe estar plenamente
identificada, cliente, área, período y datos de auditor y supervisor.
o
Deben estar elaborados en forma
nítida sin tachones ni borrones.
o
Deben entenderse por cualquier
persona que las lea.
o
Se deben describir a detalle las
técnicas, procedimientos de auditoría, naturaleza y extensión de las pruebas
efectuadas.
o
Todas las cédulas sumarias deben
contener la conclusión obtenida por el auditor y su firma.
o
Deben ordenarse de conformidad con
el índice fijado de papeles de trabajo, las cuales deben tener referencias
cruzadas.
Contenido de los papeles de trabajo
El contenido de los
papeles de trabajo depende del tipo de prueba que se este realizando sin
embargo deben contener como mínimo:
- Nombre de la entidad
- Fecha de la auditoría
- Área a revisar y/o prueba a realizar
- Índice
- Fecha de realización
- Nombre o iníciales de la persona que realizó y revisó
- Marcas de auditoría
- Conclusión del trabajo (si es aplicable)
Marcas de Auditoría:
Con el propósito de
dinamizar el proceso de auditoría se utilizan símbolos que representan un
procedimiento utilizado.
Las marcas de
auditoría se pueden dar a conocer al pie de cada cédula o ser incorporadas en
una cédula de marcas al final del expediente para dar a conocer su significado.
Archivo de Papeles de Trabajo:
El soporte de la
Auditoría debe archivarse en forma lógica y ordenada de tal forma que con la
ayuda de los índices de papeles de trabajo permita la fácil localización de la
información.
Tipos de Archivo:
Archivo permanente:
Se elabora con el
propósito de proporcionar la historia financiera y administrativa de la
empresa, ofrecer una fuente de referencia
de partidas de uso o vigencia para más de un ejercicio y reducir el
trabajo anual de preparación de una nueva auditoría.
Puede clasificarse en:
Archivo Permanente Vigente: El
cual deberá contar con información de interés actual. Cada año debe revisarse para retirar del mismo
información que ya no sea de utilidad o que por su naturaleza deje de tener
vigencia.
Archivo permanente Inactivo: En
el se guarda información que no tiene validez o vigencia, pero que en su
momento ha constituido información importante, y tiene carácter histórico.
Archivo de administración:
Lo constituyen
cédulas preparadas por nuestro cliente, pero que no se utilizan como papeles de
trabajo. Son cédulas de carácter
informativo como integraciones, listados de documentos etc. los que se han
utilizado como referencia. en la elaboración de las cédulas de trabajo. Lo más recomendable es vez aprobado el
informe, destruirlas.
Archivo corriente:
Es el archivo que
contiene todos los papeles de trabajo utilizados, incluye la planeación, el
conocimiento y evaluación del Control interno, los papeles de trabajo
detallados, con sus respectivos programas.
TABLA DE MARCAS DE AUDITORIA SUGERIDA
 |
Sumado vertical
|
 |
Sumado horizontal
|
 |
Revisado
|
 |
Cotejado
|
 |
Pendiente
|
 |
Verificado
|
 |
Cálculo verificado
|
 |
Cotejado con
documento original
|
 |
Documento que no
llena requisitos legales
|
 |
Sin documentación
de respaldo
|
 |
Conectores o
Llamadas
|
|
PPC
|
Papel proporcionado por el cliente
|
|
PT
|
Papel de trabajo
|
|
AJ
|
Ajustes
|
|
R
|
Reclasificaciones
|
Las marcas de
auditoría se pueden estandarizar por firma de auditoría o en el caso de
Auditores independientes, depende de su estilo propio.
Modelo de índice de Papeles de Trabajo Sugerido:
I.
Legajo General.
LG-1 Copia del Informe del año anterior.
LG-2 Control de tiempo.
LG-3 Puntos pendientes de revisión.
LG-4 Programa General de Trabajo.
LG-5 Puntos para memorando de
recomendaciones.
LG-6 Cuestionario de control Interno.
LG-7 Representación general (carta
salvaguarda).
LG-8 Carta de Actas.
LG-9 Estados Financieros.
LG-10 Balance de Saldos.
LG-11 Carta de Abogados.
LG-12 Datos para informe y notas aclaratorias a
los EF.
.
II.
Cédulas de Trabajo.
B/G-1 Activo
B/G-2 Pasivo y Capital.
P/G Estado de Resultados.
F/E Flujo de Efectivo.
Aj Ajustes.
Rc Reclasificaciones.
III.
Activo.
A Caja y Bancos.
B Cuentas por cobrar.
C Inventarios.
D Otros Activos Circulantes.
E Inversiones.
F Propiedad, Planta y Equipo.
H Cargos Diferidos.
IV Pasivo y Capital.
AA Documentos
por Pagar.
BB Cuentas
por Pagar.
CC Proveedores.
EE Préstamos
Bancarios.
FF Otros
Pasivos.
HH Créditos
Diferidos.
JJ Capital.
V Resultados.
W-1 Ingresos
W-2 Costo
de ventas.
W-3 Gastos
de Venta.
W-4 Gastos
de administración.
W-5 Otros
Gastos y Productos Financieros.
Procedimientos y Técnicas de Auditoría
Los procedimientos
de auditoría son el conjunto de técnicas de investigación aplicables a una
partida o a un grupo de hechos y circunstancias relativas a los Estados
Financieros sujetos a examen mediante los cuales el Contador Público obtiene
las bases para fundamentar su opinión.
Naturaleza de los procedimientos de Auditoría:
Los diferentes
sistemas de organización, control, contabilidad y en general, los detalles de
operación de los negocios, hacen imposible establecer sistemas rígidos de
pruebas para el examen de los Estados Financieros. Por ésta razón el Auditor deberá, aplicando
su criterio profesional, decidir cuáles técnicas o procedimientos de auditoría
serán aplicables en cada caso, para obtener la certeza moral que fundamente una
opinión objetiva y profesional.
Alcance o extensión de los procedimientos de Auditoría:
Dado al hecho de
que muchas de las operaciones de las empresas son de características
repetitivas y forman cantidades numerosas de operaciones individuales, no es
posible generalmente realizar un examen detallado de todas las partidas
individuales que forman una partida global.
Por esa razón, cuando se llenan los requisitos de multiplicidad de
partidas y similitud entre ellas, se recurre al procedimiento de examinar una
muestra representativa de las partidas individuales, para derivar del resultado
del examen de tal muestra, una opinión general sobre la partida global.
A éste
procedimiento se le conoce en auditoría con el nombre de “Prueba Selectiva” y
la relación de las partidas examinadas con el total de las partidas
individuales que forman el universo, es lo que se conoce como extensión o alcance de los procedimientos de auditoría
y su determinación es uno de los elementos más importantes en la planeación de
la propia auditoría.
Oportunidad de los Procedimientos de Auditoría:
La época o el
momento en que los procedimientos de auditoría se van a aplicar se le llama
oportunidad.
No todos los
procedimientos se pueden aplicar al mismo tiempo, cada uno de ellos tiene un
momento adecuado para aplicarse, por ejemplo una circularización deberá hacerse
en fecha posterior cierre, mientras que la observación de la toma física de un
inventario, es mejor hacerla a la fecha de cierre, de igual manera es necesario
establecer el momento justo para practicar un arqueos de valores, no siempre se
deben hacer a la misma hora, y de existir varias personas que manejan fondos,
hacerlo simultánemante.
Técnicas de auditoría.
Son los métodos
prácticos de investigación y prueba que el Contador Público y Auditor utiliza
para lograr la información y comprobación necesaria para poder emitir su
opinión profesional.
Dentro de las
Técnicas de Auditoría mas conocidas tenemos:
ü Estudio General
ü Análisis
ü Inspección
ü Confirmación
ü Investigación
ü Declaración
ü Certificación
ü Observación
ü Cálculo
Estudio General
Consiste en la
apreciación sobre la fisonomía o características generales de la empresa, de
sus Estados Financieros y de las partes importantes o significativas.
Esta apreciación se
hace aplicando el juicio profesional del Auditor, que basado en su preparación
y experiencia, podrá obtener de los
datos o información de la empresa que va a examinar, situaciones
importantes o extraordinarias que pudieran requerir atención especial. Por ejemplo el Auditor puede darse cuenta de
la existencia de operaciones extraordinarias con el simple análisis comparativo
de los Estados Financieros de dos ejercicios distintos.
Análisis
Clasificación y
agrupación de los distintos elementos individuales que forman una cuenta o una
partida determinada, de tal manera que los grupos constituyan unidades
homogéneas y significativas.
El análisis
generalmente se aplica a cuentas o rubros de los Estados Financieros para conocer
cómo se encuentran integrados y pueden ser básicamente de dos clases:
Análisis de Saldo y
Análisis de movimientos.
Análisis de Saldo
Existen cuentas en
las que los distintos movimientos que vienen registrándose en ellas son
compensaciones unos de otros: por ejemplo en una cuenta de clientes, los abonos
por pagos, devoluciones, etc., son compensaciones totales y de los cargos
hechos por ventas.
En este caso el
saldo de la cuenta viene a quedar formado por un neto que representa la
diferencia entre las distintitas partidas que al final quedaron formando parte
del saldo neto de la cuenta. El detalle de éstas partidas residuales y su
clasificación en grupos homogéneos y significativos es lo que constituye el
análisis de saldos.
Análisis de movimientos
En
otras ocasiones los saldos de las cuentas se forman no por compensaciones de
partidas, sino por acumulación de ellas, como por ejemplo en las cuentas de
resultados, aún más en algunas que podrían ser de movimientos compensados puede
suceder que no sea factible relacionar los movimientos acreedores contra los
movimientos deudores, o bien que por razones particulares no convenga
hacerlo. En este caso el análisis de la
cuenta debe hacerse por agrupación, conforme a conceptos homogéneos y
significativos de los distintos movimientos deudores y acreedores que vinieron
a constituir el saldo final de la propia cuenta.
Inspección
Examen
físico de bienes materiales o de
documentos con el objeto de cerciorarse de la autenticidad de un activo o de
una operación registrada en la contabilidad o presentada en los Estados
Financieros. Ejemplo: Verificación
física de los documentos de crédito que respaldan la cuenta “Documentos por
Cobrar”.
Confirmación
Obtención
de una comunicación escrita de una persona independiente de la empresa
examinada y que se encuentra en
posibilidad de conocer la naturaleza y condiciones de las operación y por lo
tanto de informar de una manera válida sobre ella.
La confirmación
puede ser:
Ø Positiva
Ø Negativa
Ø Indirecta, ciega o en blanco
Positiva
Se envían datos y
se solicita que respondan siempre, no importando si están de acuerdo o no.
Negativa
Se envían datos y
se solicita que respondan únicamente si no están de acuerdo con los
mismos. Si no responden se da por
entendido que aceptan los datos enviados por la empresa.
Indirecta, ciega o en blanco
Se da cuando no se
envía ningún dato para confirmar, simplemente se solicita que informen acerca
del saldo, o movimientos a una fecha determinada, pudiendo incluir
observaciones.
Investigación
Obtención de
información, datos y comentarios de los funcionarios y empleados de la
empresa. Ejemplo: Para obtener
información sobre cobranzas conversar con el Jefe o algún funcionario de ésta
Sección. Establecer el proceso.
Declaración
Manifiesto por
escrito con la firma de los interesados del resultado de las investigaciones
realizadas con los funcionarios o empleados de la empresa.
Certificación
Obtención de un
documento en el que se asegure la verdad de un hecho, legalizado por lo general
con la firma de autenticidad.
Observación
Presencia física de
cómo se realizan ciertas operaciones o hechos.
Ejemplo: Puede observar el pago de la nómina, el ingreso de materia
prima, o mercaderías.
Cálculo
Verificación
matemática de alguna partida. Por ejemplo
cálculo de intereses, comisiones etc.
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