Programa de auditoría de gestión de cuentas por cobrar y por pagar

Programa de auditoría de gestión de cuentas por cobrar y por pagar

En esta investigación se elaboró e implementó un Programa de Auditoria para el ciclo de cobros y el ciclo de pagos con el propósito de perfeccionar las actividades relacionadas con las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar en La Unidad Empresarial de Base Talleres y Equipos Especializados de la Empresa de Producción Industrial de Villa Clara y proporcionar un mayor control, eficiencia y eficacia en la gestión financiera de la entidad. Se realizó una evaluación del control interno de las cuentas antes mencionadas. Además se hizo el cálculo de los indicadores de las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar de febrero del año 2009 y del año 2008 para hacer un diagnóstico de la situación actual de la entidad mediante la comparación de ambos períodos y poder verificar el comportamiento de los cobros y los pagos, así como la confiabilidad de la información contable, tomando como base fundamental para la investigación la Resolución 26 del 2006 dictada por el Ministerio de Auditoria y Control y la Resolución 297 del 2003 elaborada por el Ministerio de Finanzas y Precios.

Introducción

En tiempos como el presente en que los recursos son limitados, la auditoria financiera no satisface las necesidades de la alta dirección de las empresas cubanas y los ejecutivos necesitan información más completa que pueda ser utilizada en la toma de decisiones futuras. Aspectos que conllevan a pensar en los beneficios de la Auditoria de Gestión, que no solo los va a proveer de una evaluación integral sobre el desempeño de su actividad, sino que además les permitirá lograr un ordenamiento superior, conduciéndolos exitósamente hacia las metas propuestas.

La Auditoria de Gestión es un camino escasamente explorado en nuestro país, es por ello que hoy más que nunca constituye una herramienta de vital importancia para materializar el desarrollo socioeconómico previsto, por lo que la eficiencia, eficacia y economía se hacen indispensables en las empresas, generando en éstas un saludable dinamismo.

La evaluación integral que se logra en una Auditoria de Gestión constituye una novedosa visión para la generalidad de las administraciones cubanas y los métodos y técnicas que deben desarrollarse para la obtención de resultados objetivos se encuentran en una etapa incipiente de desarrollo.

Dentro de los métodos a desarrollar se puede considerar de gran utilidad la creación de un programa que sirva de guía a la auditoria y pueda facilitar la autoevaluación de la empresa para la toma de decisiones más acertadas, es por ello que este programa puede constituir un instrumento de trabajo.

En La Empresa de Producción Industrial Villa Clara, localizada en la ciudad de Santa Clara, a pesar de contar con un auditor interno encargado de realizar revisiones sistemáticas y otros mecanismos de control dirigidos a las actividades más sensibles, no se ha logrado cubrir todas las áreas de riesgos de la organización, resultando insuficientes las acciones de supervisión que se ejecutan. Además, en la entidad únicamente se realiza el análisis de antigüedad de saldos que brinda el propio sistema contable, no siendo este capaz de brindar una evaluación efectiva de la gestión de cobros y pagos.

Por tal motivo esta investigación tiene como objetivo fundamental reunir todos los elementos teóricos prácticos para la elaboración y correcta implantación de un Programa de Auditoria de Gestión para evaluar las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar de la Unidad Empresarial de Base Talleres y equipos Especializados de la Empresa de Producción Industrial Villa Clara; siendo dicho programa también aplicable a todas las unidades de la empresa.

Lo expuesto anteriormente caracteriza la situación problémica que originó esta investigación de la cual se deriva el siguiente problema científico: La entidad no cuenta con un Programa de Auditoria que permita realizar una evaluación efectiva de la gestión de cobros y pagos.

A partir del problema científico a solucionar, se diseña la hipótesis de la investigación: Si se elabora un Programa de Auditoria para evaluar el resultado de la gestión de cobros y pagos, la entidad contará con una evaluación efectiva que permita mejorar la gestión de sus cuentas por cobrar y sus cuentas por pagar.

Para corroborar la hipótesis se plantea el siguiente sistema de objetivos:

Objetivo General:

Elaborar y aplicar un Programa de Auditoria para evaluar la gestión de cobros y pagos en la UEB Talleres y Equipos Especializados de la Empresa de Producción Industrial Villa Clara.

Objetivos Específicos:

1. Elaborar el marco teórico de la investigación.

2. Caracterizar la unidad.

3. Evaluar el sistema de control interno de las cuentas por cobrar y las cuentas por pagar.

4. Diseñar un programa que permita evaluar la gestión de cobros y pagos.

Capitulo 1. Marco teórico sobre la auditoria.

1.1. Generalidades de la auditoria

Existen varias definiciones de auditoria brindadas por estudiosos del tema, entre las cuales están:

Holmes: “... la auditoria es el examen de las demostraciones y registros administrativos. El auditor observa la exactitud, integridad y autenticidad de tales demostraciones, registros y documentos.”

Alberto Veres Basanta: “… la auditoria es la parte o rama de la contabilidad que trata de la revisión, comprobación, exposición y presentación de los hechos económicos de cualquier tipo de organización mediante el estudio, examen y análisis de los libros de contabilidad, comprobantes y demás evidencias.”

Además en la Resolución 44/90 del Ministerio de Auditoria y Control (MAC) se plantea: “la auditoria constituye una de las formas fundamentales de control de la gestión administrativa y consiste en el examen de las operaciones contables y financieras y de aplicación de las disposiciones administrativas y legales que correspondan, con la finalidad de mejorar el control y el grado de eficiencia en la utilización de los recursos, prevenir el uso de estos, fortalecer la disciplina de dichas entidades y coadyuvar al mejoramiento de la honestidad administrativa y la preservación de la integridad moral de los trabajadores.”

Existen muchos otros conceptos de auditoria en las diferentes bibliografías que abarcan este tema pero se puede afirmar que la auditoria es la actividad por la cual se verifica la corrección contable de las cifras de los Estados Financieros; la veracidad y confiabilidad de los mismos; que las cifras contabilizadas como existencias se correspondan con la realidad, habiendo seguido un sistema de valoración y registro uniforme respecto de los ejercicios anteriores; que no se violen los Principios de Contabilidad Generalmente aceptado y que se cumplan estrictamente todos los reglamentos y leyes establecidas. De esta forma ayuda a las entidades a no tener deficiencias en ninguna de sus áreas.

El objetivo de la auditoria consiste en apoyar a los miembros de la empresa en el desempeño de sus actividades. Para ello la auditoria les proporciona análisis, evaluaciones, recomendaciones, asesoría e información concerniente a las actividades revisadas.

1.2. La Auditoria de Gestión. Objetivos y Componentes.

La Auditoria de Gestión, surge por la necesidad del propio desarrollo que demanda un nivel de gestión en ascenso, para garantizar la calidad y seguridad de la actividad económica-financiera de las entidades.

En la actualidad, es cada vez mayor la necesidad de examinar y valorar la calidad de los administradores y de los procesos mediante los cuales opera una organización. Mediante la Auditoria de Gestión se pueden conocer los problemas que dificultan el desarrollo operativo y obstaculizan el crecimiento de la empresa. Es importante valorar la importancia de los problemas, encontrar sus causas y proponer soluciones adecuadas e implantarlas.

La globalización está obligando cada vez más a evaluar no solamente los factores internos de las empresas, sino también los externos: factores económicos, políticos, comerciales, ambientales, etc., por los cuales se ven afectadas. Este análisis y evaluación de factores tanto internos como externos debe hacerse de manera sistemática e integral, abarcando la totalidad de la empresa si se quiere mejorar realmente la organización.

En Cuba la Auditoria de Gestión comienza a tener auge a principios de los años 90 como resultado del desarrollo social, el avance tecnológico y la práctica productiva a lo que contribuye la apertura de nuestras relaciones hacia un mundo hasta ese momento poco explorado en el país y en el que se ha hecho necesario actuar.

Distintos autores y estudiosos de la auditoria han realizado su propia definición de Auditoria de Gestión., tal es el caso de Eduardo Hevia Vázquez que la define como: “un examen realizado por auditores y según las técnicas y métodos de auditoria del conjunto o de parte de las áreas, funciones o actividades de una organización, comprobando la eficiencia y adecuación de su sistema de control interno.”

J.A Fernández Arena sostiene que es la revisión objetiva, metódica y completa, de la satisfacción de los objetivos institucionales, con base en los niveles jerárquicos de la empresa, en cuanto a su estructura, y a la participación individual de los integrantes de la institución.

Según las diferentes resoluciones y documentos emitidos por el MAC y el Ministerio de Finanzas y Precios (MFP) como el Decreto ley 159/1995 y la Resolución 26 del año 2006 del MAC la Auditoria de Gestión u Operacional se define como: “El examen y evaluación que se realiza a una entidad para establecer el grado de economía, eficiencias y eficacia en la planificación, control y uso de los recursos y comprobar la observancia de las disposiciones pertinentes, con el objetivo de verificar la utilización más racional de los recursos y mejorar las actividades y materias examinadas.”

Debe tenerse en cuenta que la Auditoria de Gestión no constituye un simple análisis económico de la entidad, sino que responde a un examen mucho más profundo al no limitarse solo al mostrar cifras o explicaciones. Esta debe comprobar cada elemento y poner al descubierto las prácticas antieconómicas, ineficientes e ineficaces, detallando las causas y condiciones que las provocan y el efecto que producen, es decir, el precio del incumplimiento. Así mismo, se deberá tener en cuenta la interrelación de los tres elementos (economía, eficiencia, eficacia) con relación a la planificación, control y uso de todos recursos de la entidad. Además la Auditoria de Gestión realiza alternativas de propuestas de mejoramiento que benefician a la entidad.

Entre los objetivos principales de la Auditoria de Gestión podemos señalar los siguientes:

1. Evaluar el cumplimiento de metas y resultados señalados en los diferentes programas, proyectos u operaciones de los organismos sujetos a control.

2. Establecer si la entidad adquiere, asigna, protege y utiliza sus recursos de manera eficiente y económica.

3. Determinar si la entidad, programa o proyecto ha cumplido con las leyes y reglamentos aplicables.

4. Detectar y advertir de prácticas antieconómicas, ineficientes e ineficaces.

5. Establecer la eficacia de los controles que tiene la entidad sobre las actividades y operaciones para el cumplimiento de sus propósitos.

La Auditoria de Gestión comprende los siguientes componentes:

Eficacia                 Eficiencia
Economía             Financiero
Cumplimiento      Calidad
Equidad               Impacto

Eficacia: Se refiere al grado en el cual una entidad, programa o proyecto gubernamental logra sus objetivos y metas u otros beneficios que pretendían alcanzarse, previstos en la legislación o fijados por otra autoridad.

Economía: La economía está relacionada con los términos y condiciones bajo los cuales las entidades adquieren recursos, sean éstos financieros, humanos, físicos o tecnológicos (Sistema de Información Computarizado), obteniendo la cantidad requerida al nivel razonable de calidad, en la oportunidad y lugar apropiado y al menor costo posible.

Eficiencia: La eficiencia está referida a la relación existente entre los bienes o servicios producidos o entregados y los recursos utilizados para ese fin (productividad), en comparación con un estándar de desempeño establecido.

Financiero: El componente financiero es fundamental para tener una adecuada contabilidad y procedimientos apropiados para la elaboración de informes financieros. En una Auditoria de Gestión el componente financiero puede constituir sólo un elemento a considerar en la evaluación de otras áreas en la entidad examinada.

Cumplimiento: Generalmente se ejecuta con el componente financiero. El cumplimiento está referido a la sujeción de los funcionarios públicos a las leyes y regularidades aplicables, políticas y procedimientos internos.
Equidad: Analiza la distribución de los recursos financieros frente a los diferentes factores productivos necesarios para la prestación del bien o servicio.

Calidad: Es el parámetro que permite medir el grado de satisfacción de los usuarios por los productos o servicios recibidos. El concepto de calidad determinada la definición de políticas, pautas, normas y procesos administrativos y de control.

Impacto: Son los cambios que se observan en la población objetivo y su contexto durante y después de un proyecto, programa o actividad. La intervención social produce un conjunto de modificaciones (económicas, sociales, políticas, culturales, etc.), tanto en los sectores que forman parte de ella, como en el contexto donde se produce dicha intervención. Se trata del nivel más elevado de resultado o de la finalidad última del ciclo de maduración de un proyecto, programa o actividad cuando genera la totalidad de los beneficios previstos en su operación.

El término “Auditoria de Gestión”, es el vocablo más apropiado que refleja con mayor aproximación los resultados que se estiman obtener de este examen de alcance amplio; cuyo enfoque excede el marco estrictamente financiero, al evaluar las operaciones (eficacia y economía), el logro de objetivos, metas y controles establecidos.

1.2. Etapas para la realización de la Auditoria de Gestión.

Según el Manual Centro de Estudios Contables, Financieros y de Seguros (CECOFIS) para su organización y desarrollo la Auditoria de Gestión comprende cinco etapas generales, que son las siguientes:

1. Exploración y examen preliminar.

2. Planeamiento.

3. Ejecución.

4. Informe.

5. Seguimiento.

Exploración y Examen preliminar.

La etapa de exploración y examen preliminar constituye una guía para el posterior trabajo, facilitando así determinar cuestiones fundamentales como: hacia qué área se dirige el trabajo, cuantas personas se necesitan, el tiempo, es decir, crear las condiciones que permitan establecer los elementos de control de la calidad.

Se trata del estudio que, previo a la ejecución de la auditoria, se debe realizar en la entidad. Un recorrido por las áreas que conforman la entidad a fin de observar el funcionamiento en su conjunto. Revisar la información que obra en el expediente único que contiene los resultados de las auditorias, inspecciones, comprobaciones y verificaciones fiscales. Evaluar el sistema de control interno contable, financiero y administrativo, así como realizar entrevistas que se consideran necesarias con dirigentes, técnicos, trabajadores y miembros de las organizaciones políticas y de masas.

Planeamiento.

El planeamiento de la auditoria se refiere a la determinación de los objetivos y alcance de la auditoria, el tiempo que requiere, los criterios, la metodología a aplicarse y la definición de los recursos que se consideran necesarios para garantizar que el examen cubra las actividades más importantes de la entidad, los sistemas y sus correspondientes controles claves.

Ejecución.

La etapa de ejecución involucra la recopilación de documentos, realización de pruebas y análisis de evidencias, para asegurar su suficiencia, competencia y pertinencia, de modo de acumularlas para la formulación de observaciones, conclusiones y recomendaciones, así como para acreditar haber llevado a cabo el examen de acuerdo con los estándares de calidad establecidos en el presente manual. En esta etapa es preciso obtener las evidencias suficientes, competentes y relevantes.

Además, prestar especial atención a que la auditoria sirva de instrumento para coadyuvar a la toma de decisiones inteligentes y oportunas.

El trabajo de los especialistas que no son auditores, debe realizarse sobre la base de los objetivos definidos en el planeamiento; el jefe de grupo deberá encargarse de la orientación y revisión del trabajo; el trabajo debe ser supervisado adecuadamente por un especialista de la unidad de auditoria; determinar en detalle el grado de cumplimiento de las tres “E”, teniendo en cuenta: condición, criterio, efecto y causa.

Informe.

La exposición del informe de auditoria debe expresar de forma concreta, clara y sencilla los problemas, sus causas y efectos, con vista a que se asuma por los ejecutivos de la entidad como una herramienta de dirección. No obstante lo expresado, deberá considerarse, lo siguiente:
Introducción: Los objetivos que se expondrán en este segmento, serán los específicos que fueron definidos en la segunda etapa (planeamiento).

Conclusiones: Se deberá exponer, de forma resumida, el precio del incumplimiento, es decir, el efecto económico de las ineficiencias, prácticas antieconómicas y deficiencias en general. Se reflejarán, también de forma resumida, las causas y condiciones que incidieron en el grado de cumplimiento de las tres “E” y su interrelación.

Cuerpo del Informe: Hacer una valoración de la eficacia de las regulaciones vigentes. Todo lo que sea cuantificable, deberá cuantificarse.

Recomendaciones: Estas deben ser generales y constructivas, no comprometiéndose la auditoria con situaciones futuras que se puedan producir en la entidad.

Anexos: Se pueden mostrar de forma resumida las partidas que componen el precio del incumplimiento (daños materiales y perjuicios económicos), así como un resumen de responsabilidades.

Síntesis: En ocasiones es necesario confeccionar un resumen el que reflejará los hallazgos más relevantes de forma amena, diáfana, precisa y concisa que motive la lectura.

Seguimiento.

Resulta aconsejable, de acuerdo con el grado de deterioro de las tres “E” que se observe, realizar una comprobación entre uno y dos años que permita conocer hasta qué punto la administración fue receptiva sobre los hallazgos mostrados y las recomendaciones dadas en cualquiera de las circunstancias, es decir tanto si se mantuvo la administración de la entidad en manos del mismo personal, como si hubiera sido sustituido por sus desaciertos. De modo general consiste en el monitoreo y verificación sobre la puesta en marcha de las medidas correctivas formuladas en las recomendaciones o el plan de mejoramiento en su caso.

1.3. La Cuenta. Generalidades.

Se ha podido corroborar que la contabilidad es una ciencia, el tener control sobre cada una de las transacciones de la empresa permite el buen cumplimiento de la misma.

La cuenta no es otra cosa que un medio contable o instrumento de operación mediante el cual se puede subdividir el activo, el pasivo y el capital, y agruparlo de acuerdo a ciertas características de afinidad y la cual permite graficar todos los aumentos y disminuciones que ocurren en los diversos elementos de la ecuación contable.

Las cuentas reales representan los bienes, derechos y obligaciones de la empresa, es decir, las integran el activo, el pasivo y el capital. Se les denomina cuentas reales porque el saldo de estas cuentas representa lo que tiene una empresa en un momento dado, es decir, lo que posee, lo que debe y lo que puede ser comprado por el bien o por el documento existente, por eso algunos autores las señalan como cuentas palpables. Tiene la característica de ser cuentas de carácter permanente, es decir, que su saldo se traspasa de un ejercicio a otro. Estas cuentas conforman el estado financiero conocido como balance general.

Cuenta de activo: esta representada por todos los bienes y derechos que posee la empresa, susceptibles de convertirse en dinero o de consumirse en el próximo ciclo normal de operaciones de la empresa (generalmente se toma como base un año).

Los activos circulantes comprenden las cuentas que representan valores que pueden ser convertidos en efectivo al cabo de un tiempo (caja, cuentas por cobrar, inventarios).

El Instituto Americano de Contadores Públicos plantea: El término activo circulante se usa para consignar efectivo u otras partidas de activos o recursos identificados como aquellos que se espera, razonablemente se conviertan en efectivo o se vendan o consuman en el ciclo normal de operaciones.

Cada negociación de crédito incluye al menos a dos partes, el acreedor que vende el servicio o producto y obtiene partidas por cobrar, y el deudor que hace la compra y crea una partida por pagar.

Se produce una partida por cobrar cuando un negocio o persona vende bienes o servicios a un segundo negocio o persona a crédito. Una partida por cobrar es el derecho que tiene el vendedor sobre el comprador por el importe de la operación.

Cuenta de pasivo: está representado por todas las deudas y obligaciones de diversas índoles, contraídas por la empresa con terceras personas y además aquellos servicios que debe prestar por cobros que ha recibido por anticipado a cuenta de futuras prestaciones.

Pasivo circulante: en este grupo se incluyen todas aquellas cuentas que reflejan deudas u obligaciones que la empresa debe cancelar en el próximo ciclo normal de operaciones (generalmente se toma como base un año). Dentro del pasivo circulante se deben colocar las cuentas atendiendo en primer lugar el tiempo en que hay que cancelar la deuda y en segundo lugar la importancia que representa el pasivo para la empresa.

Los pasivos son deudas, todas las empresas tienen pasivos, el pasivo que surge de la compra de mercancías o servicios a crédito (a plazo) se denomina “cuentas por pagar”, y a la persona o firma a la cual se le debe se le llama acreedor, la forma en la cual está representada una deuda.

1.3.1. Cuentas por Cobrar.

La cuenta por cobrar es un activo, una promesa de recibir efectivo de los clientes a quienes el negocio les ha vendido mercancías. Está representada por documentos mercantiles ordinarios no garantizados (facturas) y los cuales representan derechos de la empresa sobre terceras personas, generalmente provienen de ventas a créditos que realiza la empresa.

Las ventas a crédito, que dan como resultado las cuentas por cobrar, normalmente incluyen condiciones de crédito en las que se estipula el pago dentro de un número determinado de días. Si bien es conocido que todas las cuentas por cobrar no se cobran dentro del período de crédito, sí es cierto que la mayoría de ellas se convierten en efectivo en un plazo muy inferior a un año; en consecuencia, las cuentas por cobrar se consideran parte del activo circulante de la empresa, por lo que se presta muchísima atención a la administración eficiente de las mismas.

Con el objetivo de conservar los clientes actuales y atraer nuevos clientes, la mayoría de las empresas recurren al ofrecimiento de crédito. Las condiciones de crédito pueden variar según el tipo de empresa y la rama en que opere, pero las entidades de la misma rama generalmente ofrecen condiciones de crédito similares.

El objetivo que se persigue con respecto a la administración de las cuentas por cobrar debe ser no solamente el de cobrarlas con prontitud, también debe prestarse atención a las alternativas costo- beneficio que se presentan en los diferentes campos de la administración de éstas. Estos campos comprenden la determinación de las políticas de crédito tales como: el análisis de crédito, las condiciones de crédito y las políticas de cobro.
Para el análisis y revisión de las cuentas por cobrar se debe seleccionar una muestra representativa de clientes no menor del 10% del total, en dependencia de la confiabilidad del control interno; dando prioridad en la selección a los contratos de clientes eventuales, de ventas de los productos o servicios de actividad fundamental y algunos con facturas canceladas o cobros ya realizados.

• Revisar la custodia y archivo del modelo factura comercial en banco y su numeración consecutiva, así como las facturas canceladas y definir la causa de su cancelación. En caso de facturar mediante sistema automatizado, al menos verificar el consecutivo y el mecanismo de cancelación establecido.

• Efectuar confirmación de cobros con clientes seleccionados, que incluya saldos y detalles de los artículos o productos, según lo establecido en la legislación vigente.

• Comprobar si las devoluciones de ventas están debidamente aprobadas por la autoridad facultada y el destino final de los productos devueltos.

• Comprobar que los cobros anticipados están debidamente controlados y sustentados por los documentos correspondientes, así como su envejecimiento y causas.

• Revisar la custodia y archivo correcto de los expedientes de clientes y la evidencia documental de las gestiones de cobros efectuados.

• Verificar el tratamiento de los faltantes, pérdidas y sobrantes, de acuerdo con la legislación vigente.

Para realizar el análisis de Auditoria de Gestión de los cobros se siguen los siguientes pasos:

1. Evaluar el control interno, la antigüedad de las cuentas y los deudores principales.

2. Realizar el primer análisis.

3. Calcular la rotación de las cuentas por cobrar, el ciclo de cobro y el costo de las cuentas por cobrar actuales.

4. Hacer una propuesta de aumento de la rotación de las cuentas por cobrar.

5. Calcular el ciclo de cobro con la rotación propuesta y la disminución del costo por el aumento de la rotación propuesta.

6. Mostrar en una tabla los indicadores calculados.

1.3.2. Cuentas por Pagar.

Las cuentas por pagar son deudas contraídas por la empresa al comprar mercancías a crédito, esta cuenta está amparada generalmente por una factura, la cual debe ser cancelada generalmente en un lapso de un año.

Las cuentas por pagar surgen por operaciones de compra de bienes materiales (inventarios), servicios recibidos, gastos incurridos y adquisición de activos fijos o contratación de inversiones en proceso.

Si son pagaderas a menor de doce meses se registran como cuentas por pagar a corto plazo y si su vencimiento es a más de doce meses, en cuentas por pagar a largo plazo.

Es preciso analizar estos pasivos por cada acreedor y en cada uno de éstos por cada documento de origen (fecha, número del documento e importe) y por cada pago efectuado. También deben analizarse por edades para evitar el pago de moras o indemnizaciones.

Las cuentas por pagar a largo plazo al finalizar cada período económico, deben reclasificarse a corto plazo (las exigibles el año próximo).

El Sistema de Cobros y Pagos, como se ha llamado en nuestro país, es la denominación con que internacionalmente se define el conjunto de instrumentos o medios, instituciones, procedimientos y sistemas de comunicación y de información que se establecen para organizar la ejecución de los cobros y pagos entre las personas jurídicas y naturales, derivadas de la compra-venta de mercancías y servicios y para realizar mediante diversas formas las transferencias de los correspondientes recursos financieros entre las partes interesadas, fundamentalmente a través de sus cuentas bancarias.

El mismo afecta sensiblemente la eficiencia de la política monetaria establecida o que se pretenda establecer, por lo que sus modificaciones, prácticas y conceptos deben estar identificados con los objetivos a corto y mediano plazo de dicha política.

Los instrumentos de cobros y pagos tienen diversas formas, modalidades y posibilidades de utilización.

En nuestro país por razones coyunturales, en las que tuvieron no poca influencia las restricciones materiales de los últimos años, a partir del año 1997 en que se emitieron las primeras “normas para el control de las compras y ventas de mercancías y servicios y sus cobros y pagos”, se ratificó el “cheque” como instrumento fundamental para efectuar el pago de las transacciones comerciales.

Para el análisis y revisión de las cuentas por pagar se debe seleccionar una muestra representativa de proveedores no menor del 10% del total, en dependencia de la confiabilidad del control interno; dando prioridad en la selección a proveedores eventuales, compra de los productos o servicios para la actividad fundamental y pagos ya realizados.

• Efectuar la confirmación de pagos con proveedores seleccionados, según lo establecido en la legislación vigente.

• Comprobar si las compras de mercancías a los suministradores están autorizadas de acuerdo con la legislación vigente y los contratos firmados entre las partes.

• Revisar la custodia y archivo correcto de los expedientes de los proveedores.

• Comprobar que los saldos que muestran las cuentas por pagar están debidamente sustentados por las facturas comerciales realmente recibidas del proveedor.

• Verificar que los pagos anticipados estén debidamente controlados, conciliados y sustentados por los documentos correspondientes, así como su envejecimiento y causas.

• Verificar la utilización y destinos de los créditos bancarios aprobados a la entidad.

• Comprobar el tratamiento de los faltantes, pérdidas y sobrantes de acuerdo con la legislación vigente.

• Verificar si en la entidad se efectúan pagos a cuenta de terceros, de ser así, el auditor debe solicitar la documentación correspondiente que ampara la utilización de este mecanismo.

Para realizar el análisis de Auditoria de Gestión de los pagos se siguen los siguientes pasos:

1. Evaluar el control interno.

2. Pedir la relación de las cuentas por pagar que deben estar clasificadas por antigüedad y presentar su saldo.
3. Calcular la rotación de proveedores y el período medio de pago.
4. Buscar el expediente de las cuentas por pagar

Objetivos y procedimientos de auditoria para la propiedad, planta y equipo

La Propiedad, Planta y Equipo representa los activos tangibles adquiridos, construidos o en proceso de construcción, con la intención de emplearlos en forma permanente, para la producción o suministro de otros bienes y servicios, para arrendarlos o para usarlos en la administración de un ente económico, que no están destinados para la venta en el curso normal de los negocios.

El auditor financiero establece los objetivos y procedimientos de auditoría para realizar el examen previsto en la planeación, este artículo tiene como objetivo enumerar cuales son dichos objetivos y procedimientos para la evaluación de la Propiedad, Planta y Equipo en la organización.

Valor histórico

Para los componentes de la Propiedad Planta y Equipo el valor histórico se determina por todas las erogaciones y cargos hechos por la empresa hasta colocarlos en condiciones de utilización.

OBJETIVOS DE AUDITORIA

El examen que se le realiza a este componente del balance se basa en dos tipos de objetivos, unos de propósito general y otros de tipo específico. 

GENERALES

1. comprobar la existencia real de los activos enunciados por la empresa.

2. Verificar la exactitud de los registros de este componente para la totalidad de los activos que lo forman.

3. Analizar que las modificaciones de la cuenta Propiedad, planta y equipo ha sido debidamente registradas.

4. Indagar si los conceptos relacionados con este rubro (depreciaciones, ajustes por inflación, perdida por obsolescencia, etc.) han sido estimados apropiadamente.

5. Examinar que los valores correspondientes a la cuenta Propiedad, Planta y Equipo de la compañía están debidamente clasificados y mostrados de acuerdo a sus condiciones.  

6. Juzgar la correcta valuación y registro de la P, P y E en los libros de contabilidad.
ESPECÍFICOS

1. Determinar la correcta clasificación y presentación de los activos fijos en los estados financieros.

2. Determinar la propiedad o la existencia de alguna restricción sobre cualquiera de estos activos.

3. Constatar que estos estén registrados correctamente y de acuerdo a las normas existentes.

4. Establecer la existencia física de los activos fijos.

5. Determinar si la depreciación del período es razonable.

6. Determinar si los ajustes por inflación necesarios fueron hechos correctamente.
Del examen que realice el auditor financiero de la Propiedad, Planta y Equipo, depende la correcta valuación de los activos fijos de la empresa.

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA 

1. Examinar las autorizaciones para las compras y ventas o retiros de propiedad y equipo 

2. Examinar las facturas de los proveedores y las liquidaciones de los contratistas por trabajos realizados, así como otros documentos justificativos de los desembolsos efectuados por concepto de P, P y E 

3. Comparar los presupuestos de obras o los importes autorizados para la construcción, compra o adquisición de propiedades y equipo con los desembolsos reales y verificar si coinciden. 

4. Analizar esta partida y conciliar su saldo con el mayor de propiedades, planta y equipo 

5. Comprobar físicamente la existencia de vehículos 

6. Comparar el resultado de la comprobación física con el mayor y de propiedades, planta y equipo e investigar cualquier irregularidad 

7. Comprobar físicamente la existencia de las propiedades, planta y equipo, en su defecto hacer una selección de acuerdo al criterio de materialidad 

8. Comparar el resultado de la comprobación física con el mayor de propiedades, planta y equipo e investigar cualquier irregularidad 

9. Seleccionar el número de órdenes de compra de importancia y comparar el precio de las mismas con las cotizaciones obtenidas 

10. Seleccionar un número de facturas de proveedores y comprobar las entradas de aquellas en las respectivas tarjetas de control 

11. Seleccionar un número de tarjetas de control de existencias y comprobar si las salidas registradas en las mismas, se hallan amparadas por pedidos de almacén o por asientos de ajuste 

12. Seleccionar un número de facturas de proveedores y compararlas con las correspondientes: 

a. Órdenes de compra 

b. Boletas de recepción 

DEPRECIACIÓN

Esta partida debe examinarse muy cuidadosamente y por a parte, teniendo en cuenta que se debe: 

1. Analizar esta partida y conciliar su saldo con el mayor de propiedades, planta y equipo. 

2. Comprobar si la base para la depreciación se ajusta a las disposiciones legales y a la política aprobada por la junta directiva. 

3. Verificar los cálculos de la depreciación.

C-9 PASIVO

Características del Pasivo

Comprende obligaciones presentes de operaciones o transacciones pasadas.

Los principales conceptos son:

  Adeudos por la adquisición de bienes y servicios, inherentes a las operaciones principales de la empresa.

  Cobros anticipados a cuenta de futuras ventas de mercancía o prestación de pasivos.

  Adeudos de bienes o servicio para consumo o beneficio de la empresa.

  Pasivos provenientes de obligaciones contractuales o impositivas.

  Préstamos de instituciones de crédito.

  Ciertos casos obligaciones provenientes de operaciones bancarias de descuento de documentos.

Clasificación del PASIVO

El pasivo se clasifica dé acuerdo con su fecha de liquidación o vencimiento, en pasivo a corto plazo y pasivo a largo plazo.

Reglas de Valuación:

  Compra de mercancías o servicios, surgen en el momento de tomar posesión de las mercancías o recibidos los servicios.

  Registrar los pasivos deduciendo los descuentos comerciales, pero sin deducir los descuentos por pronto pago.

  Deberán registrarse estimaciones pueden encontrarse los pasivos por gratificaciones, vacaciones, salarios cuotas patronales del seguro social, garantías, incentivos, etc.

  La PTU representa una obligación contractual.

  Los prestamos obtenidos en efectivo, deberán registrarse por el importe recibido o utilizado.

  Cuando firmasen documentos amparando compras a crédito, deberán registrarse de inmediato.

  En caso de pasivos a liquidarse en tablas de amortización se registrara el total cargando el importe de los intereses no devengados a una cuenta de cargos diferidos.

  Los pasivos en moneda extranjera se convertirán al tipo de cambio oficial.

  El pasivo de emisión de obligaciones representa el importe a pagar por las obligaciones emitidas de acuerdo con el valor nominal de los títulos. Los intereses deberán registrarse conforme se devenguen.

Reglas de Presentación:

  Por razón de su pronta o inmediata exigibilidad debe presentarse como el primero de los grupos en el balance general.

  Es importante presentar por separado los adeudos a favor de proveedores. Estos saldos deberá incluir los fletes, gastos de importación, etc. aun sí están pendientes de pago.

  Los saldos deudores deberán reclasificarse como cuentas por cobrar o como inventarios. Los pasivos que representen financiamientos bancarios a corto plazo deberán presentarse por separado.

  La porción circulante del pasivo a largo plazo deberá presentarse también por separado.

  Los pasivos a favor de la compañía afiliada debe presentarse por separado ya que conservan una característica especial en cuanto a su exigibilidad.

  Las cuentas por pagar a acreedores diversos se agrupan generalmente en un solo total.

  Loas pasivos por el ISR y por la PTU, deben mostrarse separadamente en forma individual.

  En caso de pasivos importantes en moneda extranjera deberán revelarse con una nota a los estados financieros.

  Deberán informarse también de restricciones o hechos de importancia relacionadas con el pasivo.

  Es indispensable informar de las garantías mediante notas a los estados financieros.

  En el caso de obligaciones emitidas, deberá informarse claramente las características de la emisión, el monto, numero de obligaciones en circulación, valor nominal, garantías, vencimiento, tasa de intereses etc.

  Los intereses no devengados incluidos en los saldos de las cuentas de pasivo deberán excluirse para fines de presentación en el balance.

BOLETIN 5170

PASIVO

Objetivos de Auditoria:

Los objetivos de auditoria al llevar cabo el examen de pasivos son los siguientes:

  Comprobar que todos los pasivos que muestra el balance generales son reales y presentan obligaciones a la fecha del mismo.

  Verificación que se incluyan todos los pasivos a cargo de la entidad.

  Comprobar que los pasivos no están garantizados por gravámenes cobre activos o garantías.

  Comprobar que los pasivos están adecuadamente clasificados, descritos y revelados en los estados financieros, incluyendo las notas.

Control Interno:

Se deben de cumplir los objetivos relativos a la autorización, procesamiento y clasificación de transacciones, verificación y evaluación, incluyendo los aplicables a control de PED.

Ejemplos de aspectos a considerarse en la revisión, en forma enunciativa más no limitativa, son los controles internos claves en cuanto a:

·         Segregación de funciones, recepción, pago, enajenación, verificación, registro y pago.

·         Autorización a diferentes niveles para contraer pasivos y garantizarlos.

·         Uso y control de efectivo de ordenes de compra y notas de recepción prenumeradas.

·         Revisión de facturas, precios y cálculos contra órdenes de compra y notas.

·         Determinación del monto de los pasivos por impuestos.

Importancia Relativa y Riesgo de Auditoria:

Al diseñar sus pruebas de auditoria debe considerar aquellos factores o condiciones que pueden influir en la determinación de riesgo. Ejemplos de ello pueden ser:

·         Naturaleza y características propias de pasivo

·         Falta de segregación de funciones

·         Registro de auxiliares poco confiables

·         Ajustes Frecuentes en el pasivo

·         Falta de comunicación entre el depto. Que compra y el de contabilidad.

·         Restricciones financieras

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA:

Planeación:

El auditor debe obtener información sobre las características de los pasivos, tales como vencimientos, tasas de interés, moneda en la que se contrato. Dichas características incluyen en forma en que opera la empresa, sus condiciones jurídicas, sistemas de información, políticas de registro, estructura y calidad de organización.

Revisión Analítica:

Los procedimientos se utilizan para conocer el negocio, identificar cuentas con errores y ayudar sé en determinar el alcance, oportunidad y naturaleza de los procedimientos.

Algunos de los procedimientos utilizados por el auditor pueden ser:

·         Análisis de variaciones de un periodo a otro contra el presupuesto

·         Pruebas globales de impuestos.

·         Comparación del numero de días de crédito con la cifra equivalente al año anterior.

·         Comparación de la lista de proveedores de un periodo a otro.

Estudio y Evaluación del Control Interno:

Consiste en llevar a cabo el estudio y evaluación del Control Interno contable existente y la localización de controles clave en el manejo del pasivo.

Habiéndose determinado, la confianza en el sistema del control interno, el auditor estará en posición de definir la naturaleza de los procedimientos de auditoria, tanto cumplimiento como sustantivos, con el alcance y oportunidad que considere necesario.

Pruebas de Cumplimiento:

Dichas pruebas son necesarias ya que se relacionan con procedimientos claves de control que ha sido considerado en la determinación de la naturaleza, oportunidad y alcance de pruebas sustantivas.

Se enfoca a corroborar el funcionamiento del control interno.

Pruebas sustantivas:

Los procedimientos que ayudan al auditor a obtener evidencia suficiente

·         CONFIRMACION: Obtención de comunicación escrita con instituciones que otorgaron créditos, de acreedores, proveedores, etc. Es fundamental, ya que es la única fuente externa que tiene el auditor para conocer obligaciones.

·         PAGOS POSTERIORES: Examen de la documentación de los pasivos pagados con posterioridad a la fecha del balance. Con el objeto de asegurarse de la existencia y autenticidad de los pasivos.

·         EXAMEN DE DOCUMENTACION: Inspección de la documentación que compruebe las obligaciones y deudas contraídas. Cuando el auditor no recivio respuesta a la confirmación que envío, ni hubo pagos posteriores, deberá examinar la documentación original que compruebe la obligación.

·         INVESTIGACION EN BUSCA DE POSIBLES PASIVOS NO REGISTRADOS: Examen de las transacciones registradas de la fecha del balance general, de documentos pendientes de registro.

·         VERIFICACIONB DE CALCULOS Y PRUEBAS GLOBALES: Revisión de las bases para el registro de los pasivos acu7mulados y de sí calculo y estimación del saldo probable de una cuenta en base a la información conocida.

Presentación y Revelación:

Se cerciorará el auditor de los siguientes aspectos:

  Que el pasivo este calificado de acuerdo con su fecha de liquidación

  En caso de pasivos en moneda extranjera se revele en notas o en el balance.

  Se informe de garantías

  Se informe acerca de las restricciones

  En caso de financiamiento se revele en los estados financieros.

CONCEPTO Y CLASIFICACIÓN

El Pasivo comprende las obligaciones de pago contraídas por la empresa. La estructura de ésta área se observa en la estructura de Balance vista anteriormente.

El objetivo básico en ésta área es determinar si los saldos de las cuentas representativas de los elementos que la integran son legítimos, razonables y completos.

De cara a la auditoría de esta parte del Balance es necesario realizar con anterioridad una clasificación del Pasivo que será la siguiente:

1. Recursos Financieros, Obligaciones y Bonos, Deuda por Valores Negociables, Dividendos a pagar a los accionistas.

2. Obligaciones de pago (naturaleza comercial) aquí se encuentran los Proveedores (tanto de suministros como de existencias), Acreedores por adquisición del Inmovilizado, Anticipos de Clientes, etc. Asimismo, se incorporan a ésta área otras cuentas a pagar como son deudas con el personal y con la Administración Pública.

Cuentas de Periodificación por gastos ya devengados pero no vencidos.

3. Pasivos originados en operaciones ajenas al tráfico mercantil como son las Fianzas, Depósitos recibidos y desembolsados sobre acciones, pendientes o exigidos.

4. Provisiones para riesgos y gastos que se dotan y se aplican según aparezcan o desaparezcan los distintos riesgos que la provocan.

5. Hay que incluir en ésta área de Pasivo los Recursos propios como son el Capital ó Fondo Social y Reservas así como los ingresos a distribuir en varios ejercicios.

Con independencia de la estructura descrita, los pasivos se pueden clasificar en Pasivos a largo plazo y Pasivos a corto plazo, recogiendo el primer epígrafe los préstamos y otros créditos, por todos los conceptos, concedidos a terceros con vencimiento superior a un año.

PROBLEMAS MÁS COMUNES A LA HORA DE AUDITAR EL ÁREA DE PASIVO.

Los problemas más relevantes en esta área tienen su origen en la incorrecta clasificación y valoración de los saldos en la existencia de Pasivos ocultos, en el corte entre ejercicios y en la dificultad de valoración de los Pasivos en moneda extranjera. El trabajo de auditor deberá basarse en pruebas sustantivas que permitan obtener la evidencia necesaria y suficiente para dar validez a las transacciones y saldos

FINANCIACIÓN AJENA (Deuda por préstamos recibidos y otros conceptos similares)

Recogerá la financiación ajena, a corto plazo y largo plazo, no instrumentada en valores negociables, con empresas del grupo y asociadas o con otros terceros ajenos a la compañía.

Las cuentas de ésta naturaleza aparecen en el momento de la concesión valorándose por el valor de reembolso y se cargan o disminuyen en el momento del reintegro ó renovación.

OBJETIVOS DE AUDITORÍA

El objetivo de la auditoría en este grupo será obtener la evidencia acerca de:

 

a) Comprobar que los saldos del Mayor, cuadran con la suma de los saldos individuales.

b) Comprobar que, los prestamos y otras financiaciones son reales, están correctamente descritos y han sido incluidos en los estados contables

c) La correcta clasificación y valoración de los saldos

d) La existencia y eficacia del control interno

e) El cumplimiento de las normas sobre autorizaciones

f) La debida formalización documental de las operaciones

g) Ver si se han establecido las clasificaciones adecuadas por el origen del pasivo y, en particular, si se contabilizan de forma separada las deudas con empresas del grupo, empresas asociadas u otras empresas

h) Comprobar que los cargos por intereses están correctamente calculados, contabilizados y periodificados, respetándose las condiciones y plazos de las pólizas de crédito

i) El cumplimiento puntual de las obligaciones de amortización de deudas y pagos de los intereses

j) Constatar que los gravámenes e hipotecas con garantía de crédito están recogidos, así como los convenios de subordinación de deudas

k) Asegurar si se han incorporado los gastos generados en las operaciones de pasivo financieros con origen en la formalización y colocación de los mismos a la partida de gastos a distribuir en varios ejercicios

l) La inexistencia de otros pasivos análogos no contabilizados

m) La idoneidad de los instrumentos financieros en relación con las condiciones existentes en el mercado financiero (optimización en el empleo de la financiación ajena). n) Ver si los pasivos asumidos por la entidad son los necesarios para su buen funcionamiento según la actividad desarrollada

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA

El auditor en la aplicación de su actividad sobre esta parte del Pasivo deberá desarrollar los siguientes procedimientos:

 

a) Solicitar del órgano de administración la escritura de constitución, los estatutos sociales y el libro de actas

b) Comprobar la efectiva entrada y registro en las cuentas de tesorería de los fondos obtenidos por estas operaciones, así como la aplicación de tales fondos al destino para el cual fueron adquiridos

c) Verificar el importe de los gastos generados por estas operaciones y su correcta valoración y contabilización

d) Obtener conocimiento detallado de las operaciones con vigencia

 

- Identificación del acreedor o prestamista

- Clase de préstamo

- Garantía del pago (avales, hipotecas, etc.)

- Documentos en el que está formalizada la deuda

- Importe inicial y saldo inicial

- Plazo de amortización del préstamo o crédito

- Tipo de interés, gastos de formalización y comisiones

- Fecha de concesión y cancelación

- Importe de los vencimientos

 

e) Estudiar los pilares de amortización, comprobando que se produce su cumplimiento

f) Verificar que la empresa practica las retenciones fiscales que sean obligatorias

g) Solicitar de los acreedores la confirmación de saldos, mediante el envío de una carta redactada por él y firmada por la empresa, que reflejará el saldo para su cotejo, indicando que la respuesta se remita directamente al domicilio del auditor

h) Comprobar las cuentas de intereses y comisiones

i) Comprobar que se produce la debida reclasificación de deudas en función del vencimiento

OBLIGACIONES DE PAGO POR OPERACIONES DE TRÁFICO

Este apartado lo integran las obligaciones de pago de naturaleza comercial, derivadas de operaciones de adquisición o suministro de bienes y servicios que habitualmente son necesarios para el proceso productivo

Las cuentas del Plan General Contable que reflejan los saldos derivados de estas operaciones distinguen entre débitos ordinarios (facturas, notas de entrega) o documentos en efectos de giro (letras de cambio, pagarés), deudas en pesetas o en moneda extranjera, deudas con empresas del grupo o asociadas o con otras empresas

El momento de nacimiento de las obligaciones de pago comercial coincide con el de la perfección del contrato

Deben tenerse en cuenta en todas las cuentas que conforman ésta área los criterios establecidos por la normativa contable española, que indica:

- Respecto a las obligaciones de pago comerciales, las normas de valoración del P.G.C., relativas a proveedores y acreedores de tráfico, establecen que deberán figurar en el Balance por su valor nominal

 

- Las deudas por compras de inmovilizado se valorarán por su nominal. Los intereses incorporados al nominal

- Las deudas con la Seguridad Social se contabilizarán al final de cada periodo de liquidación

- El auditor debe comprobar la autenticidad de las operaciones que soporta la deuda y que no respondan a operaciones ficticias

OBJETIVOS DE AUDITORÍA

El objetivo fundamental será obtener la evidencia necesaria de que los saldos en Balance de las cuentas referidas representan un Pasivo real. Concretamente el auditor comprobará: ?En relación con pasivos originados en operaciones de tráfico y compras.

 

a) Los saldos del Mayor, relativos a las obligaciones de pago por operaciones de tráfico, cuadran con la suma de los saldos individuales

b) Todos los asientos en las cuentas del Mayor se hacen a partir de fuentes correctas, sujetas a controles rutinarios

c) Que el control interno existe, es adecuado y se cumple que: - Existe un listado de proveedores debidamente actualizado

- Existen normas, definidas por escrito, sobre procedimientos relativos a las peticiones de compra donde se incluyan presupuestos, tendencias de precios, etc.

- Existen controles adecuados sobre los efectos comerciales a pagar aceptados por la compañía

- Los pagos a proveedores están debidamente autorizados y documentados

d) Que los saldos individuales con proveedores y acreedores por operaciones de tráfico y con otros acreedores pendientes de pago son auténticos y se encuentran identificados por mercancías recibidas, servicios utilizados y otras operaciones generadas por la compañía.

e) Que todos los pasivos generados en operaciones de tráfico están correctamente contabilizados y clasificados de acuerdo a los principios de contabilidad generalmente aceptados.

f) Que las compras contabilizadas incorporan todos los costes y gastos incurridos.

g) Que se han tenido en cuenta todas las operaciones colaterales derivadas de las compras

h) Que no existen pasivos ocultos

i) Que se atiende puntualmente al pago de deudas y su intereses

j) Que los ingresos, costes y gastos contabilizados relacionados con el área corresponden al periodo objeto de estudio, guardan relación entre sí y están razonablemente descritos y clasificados

k) Que se llevan a cabo comprobaciones relativas al corte entre ejercicios contabilizando los pasivos comerciales en el periodo correspondiente

l) Que se reflejan debidamente en la memoria los compromisos futuros de compra y la cartera de pedidos pendiente de suministro

m) Que se indiquen claramente los siguientes aspectos: - Gravámenes ó hipotecas

- Convenios de subordinación de deudas

- Pasivos contingentes ó eventuales

- Compromisos

?En cuanto a deudas con las Administraciones Públicas

a) Que la determinación de los resultados netos contables haya sido establecida atendiendo al principio de devengo y no al efectivo

b) Que los principios de contabilidad aplicados en el periodo actual y el inmediato anterior hayan sido uniformes

c) Que los saldos están adecuadamente clasificados como corriente diferido, largo plazo, etc

d) Que las partidas se contabilizan correctamente incorporando las periodificaciones oportunas,etc

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